図解 ミスが少ない人は必ずやっている「書類・手帳・ノート」の整理術:感想
基本的な事だけど一から順序立てて説明されているし、イラストや図解、実際に実行している人のノートを例に出している等、解りやすくまとまっている。そもそも何故それをやると良いのか、どんなメリットがあるのかも書いてあるので実行しよう、とやる気を起こしやすい
●何故読んだのか?
事務系の仕事を数年前からやっているのだけど、最近仕事の量が増えてきてミスも多くなってきた気が。
学生から会社に入社した時も間接業務に携わっていたが、その時は学生気分が抜け切れず、会社に迷惑を掛けていた。
スケジュールが守れない、タスク管理が下手、同じ失敗を何回もしてしまう等。
当時はどうすれば先輩社員の人達のように立ち振る舞えるのか分からず、自分の能力の無さが原因と嘆いていたのだけれど、今考えれば自分自身の管理が出来ていないのが原因だった。
あの時の情けない思いを二度としたくないので色々と本を読み漁っている。
●個人的に特にタメになった箇所
1.[書類]色付きクリアファイルで書類分類
会社に透明のクリアファイルが沢山あるので、書類のファイリングは透明のもの一択だったが、それだと何がどこにあるのか分からなくなる。なので色付きクリアファイルを使って、青色は『現行』、黄色は『保留』、赤色は『資料』と名前を貼って分類するようにした。これだとすぐ何がどこにあるか分かる。
2.[手帳]スケジュールは『時間・タスク名』順に書く
今までは逆に書いていた。人間は時間が最初に目に付きやすいらしく時間を先に持ってくる事で、見逃しを減らせるらしい。
3.[ノート]図を書いて思考を整理する
よく上司から説明を受ける時裏紙に図を書きながら説明を受けるのだけど、言葉だけより確実に頭に入ってくる。当然と言えば当然なのだが、自分でメモする時は言葉だけになりがちなので、図を多用するように意識付け。
4.[手帳]手帳を見直す癖をつける
ほぼ日手帳を使っていて書く分量はかなり多いのだけど、あまり見返す事が無かった。見返すメリットとして時間がかかった案件やトラブルのあった取引先など、蓄積された過去の情報から自分の苦手な仕事のパターンが分かったり、同じ様な仕事に取り組む時の参考になる。さらに、自分の成長を確認する事でモチベーションを向上出来る。
基礎的な部分から丁寧に掘り下げて書いてあるので、普段自分が心がけている確認の面でも役に立った。
このような整理術の本の存在を自分が新人の頃に知っていれば、どれほど役に立ったか知れない。
